Politique de confidentialité

1.Responsable du traitement

2.Données traitées

• votre numéro de téléphone WhatsApp et le nom de votre profil WhatsApp ;
• le contenu de vos messages et de leurs pièces jointes (photos, documents, notes vocales) ;
• la date et l’heure des messages, ainsi que leur statut de remise et de lecture ;
• les notes internes rédigées par nos collaborateurs dans la conversation pour suivre votre demande ;
• lorsque votre numéro figure dans notre fichier clients, le rattachement de la conversation à votre compte client (numéro de compte, raison sociale, commercial attitré).

Ces données proviennent de vous, de WhatsApp (numéro, nom de profil, statuts des messages) et de nos collaborateurs (notes internes, que vous pouvez obtenir en exerçant votre droit d’accès).

Nous écrire sur WhatsApp n’est pas obligatoire : vous pouvez aussi nous appeler au même numéro ou nous écrire à notre siège. Sur WhatsApp, votre numéro et votre nom de profil nous sont transmis automatiquement et sont nécessaires pour vous répondre ; sans les informations utiles à votre demande, nous ne pourrons pas la traiter. Merci de ne nous envoyer ni numéro complet de carte ou de compte bancaire, ni pièce d’identité, ni données sensibles (de santé, par exemple).

3.Finalités

Vos données servent à :

• répondre à vos questions et demandes (tarifs, disponibilité des produits, commandes, livraisons, factures, réclamations) ;
• suivre la relation commerciale et garder l’historique des échanges, afin que tout collaborateur puisse reprendre votre demande ;
• reconnaître votre compte client à partir de votre numéro et confier la conversation au commercial qui suit votre compte ;
• vous proposer un menu de réponses automatiques : horaires et adresse, et, si votre numéro est enregistré sur votre fiche client, le solde de votre compte et vos dernières factures ;
• prévenir l’équipe commerciale, par une alerte interne, lorsqu’un message reste sans réponse pendant les heures d’ouverture ;
• garantir la sécurité du service et, le cas échéant, établir la preuve d’un échange ou défendre nos droits.

PHP Trading n’utilise pas vos données à des fins publicitaires, ne les vend pas et ne prend aucune décision automatisée à votre égard : les réponses automatiques du menu ne font que vous communiquer des informations, et toute autre demande est traitée par un collaborateur, que vous pouvez joindre à tout moment en choisissant « Un conseiller ».

4.Bases légales (article 6 du RGPD)

• Contrat ou mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b), lorsque vous nous écrivez pour votre propre compte : demandes de prix, commandes, livraisons et factures.
• Intérêt légitime de PHP Trading (art. 6.1.f), qui est de répondre à ses clients professionnels et de suivre leurs commandes : demandes adressées pour le compte d’une entreprise cliente ou prospect, suivi de la relation, historique, sécurité du service, preuve et défense de nos droits. Vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière (article 21 du RGPD).
• Obligation légale (art. 6.1.c) : conservation des pièces comptables et réponse aux demandes des autorités habilitées.

5.Destinataires, sous-traitants et transferts

• Le personnel habilité de PHP Trading. Les conversations sont gérées et stockées dans Chatwoot, un logiciel de messagerie client installé sur un serveur appartenant à PHP Trading et situé en Guadeloupe, donc dans l’Union européenne.
• Meta, par ses sociétés irlandaises WhatsApp Ireland Limited et Meta Platforms Ireland Limited, qui fournit la plateforme WhatsApp Business (« API Cloud ») et achemine les messages en qualité de sous-traitant de PHP Trading. WhatsApp reste par ailleurs responsable de ses propres traitements liés à votre compte WhatsApp (section 10).
• Cloudflare, Inc., en qualité de sous-traitant : l’accès public à notre serveur passe par son tunnel chiffré (HTTPS), par lequel transitent notamment les messages que WhatsApp nous transmet.
• Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited), en qualité de sous-traitant, via Microsoft 365 : lorsqu’un message reste sans réponse plus de 15 minutes pendant les heures d’ouverture, une alerte interne (nom de votre profil WhatsApp, numéro et début du message, 150 caractères au plus) est publiée dans un canal Microsoft Teams réservé au personnel commercial de PHP Trading. Lorsque votre conversation est confiée à un commercial, une carte l’en informe dans ce même canal (raison sociale et numéro de compte client).
• Le cas échéant, les autorités administratives ou judiciaires, sur demande fondée sur la loi.

Transferts hors de l’Union européenne. Meta, Cloudflare et Microsoft peuvent traiter certaines données hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Selon les informations publiées par ces prestataires, ces transferts reposent sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre UE–États-Unis (Data Privacy Framework), auquel les sociétés américaines concernées ont adhéré, et, à défaut ou en complément, sur les clauses contractuelles types de la Commission. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à Gpayen@phptrading.com.

6.Durées de conservation

Les durées ci-dessous sont des durées maximales.

Conversations, pièces jointes et notes internes

3 ans après le dernier message de la conversation, que vous soyez client, prospect ou autre interlocuteur ; elles sont ensuite supprimées de Chatwoot.

Commandes et factures issues d’un échange

La pièce comptable est conservée 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce) ; la conversation elle-même suit la durée ci-dessus.

Sauvegardes du serveur

Une sauvegarde chaque nuit, conservée 14 jours.

Copie technique chez Meta (API Cloud)

30 jours, selon la documentation publiée par Meta ; l’effacement est réalisé par Meta.

Alertes internes dans Microsoft Teams

3 ans au plus après leur publication.

En cas de litige, les données utiles peuvent être conservées jusqu’à son règlement définitif.

7.Sécurité

• accès à Chatwoot réservé aux collaborateurs habilités ;
• serveur détenu par PHP Trading, dont l’accès public passe par un tunnel chiffré Cloudflare (HTTPS) ;
• messages chiffrés entre votre téléphone et la plateforme WhatsApp Business de Meta, qui, selon sa documentation, les déchiffre pour nous les transmettre par une connexion chiffrée (HTTPS) : ils ne sont donc pas chiffrés de bout en bout jusqu’à PHP Trading ;
• sauvegardes nocturnes conservées 14 jours.

8.Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition (au traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière), ainsi que d’un droit à la portabilité des données fournies dans le cadre d’un contrat ou de mesures précontractuelles. Vous pouvez définir des directives sur le sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés). Vous pouvez aussi nous demander à tout moment de ne plus vous écrire sur WhatsApp : nous respectons cette demande.

Pour exercer ces droits, gratuitement, écrivez à Gpayen@phptrading.com ou envoyez un message WhatsApp au +590 590 26 99 00. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons vous demander une information complémentaire. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable dans les conditions de l’article 12 du RGPD.

Vous pouvez enfin introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 ; www.cnil.fr).

9.Supprimer vos données WhatsApp

Pour demander la suppression des données liées à vos échanges WhatsApp avec PHP Trading :

1. Envoyez votre demande, au choix :
   • par message WhatsApp au +590 590 26 99 00, depuis le numéro concerné, en écrivant « Suppression de mes données » ;
   • par e-mail à Gpayen@phptrading.com, en indiquant le numéro WhatsApp concerné ; nous pourrons vous demander de confirmer la demande par un message WhatsApp envoyé depuis ce numéro.
2. Nous accusons réception de votre demande, avec une demande de précision si le numéro concerné n’est pas certain.
3. Nous supprimons de Chatwoot votre fiche de contact, vos conversations, leurs pièces jointes et les notes internes associées, ainsi que les alertes Teams qui vous concernent. Les copies de nos sauvegardes disparaissent au plus tard 14 jours après. Selon sa documentation, Meta efface ses copies techniques, sans intervention de notre part, au plus tard 30 jours après le dernier statut du message (envoyé, remis, lu).
4. Nous vous confirmons la suppression par le canal que vous avez utilisé ; votre demande et cette confirmation sont ensuite effacées de Chatwoot de la même façon.

Délai de réponse : un mois au plus à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes ; nous vous en informerions alors dans le premier mois, en indiquant les motifs (article 12.3 du RGPD).

Les informations que la loi nous oblige à conserver (une facture, par exemple) ou nécessaires à la défense de nos droits dans un litige sont conservées jusqu’au terme de la durée applicable ; notre réponse vous le précise. Supprimer la conversation sur votre téléphone n’efface pas notre copie.

10.WhatsApp et votre compte

Votre compte WhatsApp et l’usage que vous faites de l’application relèvent de la politique de confidentialité de WhatsApp et de ses conditions, et non de la présente politique. La suppression de votre compte WhatsApp se fait depuis les paramètres de l’application.

11.Cookies

Cette page ne dépose aucun cookie et n’utilise aucun traceur.

12.Modifications

Cette politique peut évoluer ; la version en vigueur est celle publiée sur cette page, à la date de mise à jour indiquée.